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Emails Sie haben Post

 ·  Einmal kurz in die Mensa gegangen? Schon sind zehn neue Mails da. Vier Tage bei den Eltern gewesen, die natürlich keinen Internetzugang haben? Das Postfach quillt über. Rund 40 Mails bekommen wir pro Tag, oft lesen wir einige davon schon im Halbdunkel des Schlafzimmers. Das nervt. Und das kann man ändern. Die Regeln für den Umgang mit Mails in Studium und Job.

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Laut einer Umfrage des Software-Herstellers Mindjet vom Mai dieses Jahres erhält ein deutscher Arbeitnehmer in einem Bürojob im Schnitt 37 Mails täglich. Und davon wird jede fünfte schon überhaupt nicht mehr gelesen. Ein Drittel dieser Mails hat einen Anhang. Davon wiederum wird ein Drittel erst gar nicht geöffnet. Und seit der Erfindung des Smartphones fällt auch noch das Abschalten vor und nach der Arbeit schwer. Der Online-Dienstleister Mozy hat bei einer weltweiten Befragung herausgefunden, dass sich jeder Fünfte bereits vor 7 Uhr morgens das erste Mal in sein E-Mail-Fach einloggt. Der Wecker ist eben auch zum Briefkasten geworden. Der Drang, ständig erreichbar zu sein und auf elektronische Anfragen zu antworten, folgt uns mit Smartphones, Tablets und Laptops bis in die Nacht. Gunter Meier schult Mitarbeiter in Unternehmen im richtigen Umgang mit der Datenlawine. Mit seinem Buch „Die E-Mail-Flut bewältigen“ hat er die Bibel für den elektronischen Briefverkehr geschrieben. Für uns hat er nun die sieben goldenen Regeln aufgestellt, um die Übersicht im elektronischen Briefkasten nicht zu verlieren.

REGIE IM POSTFACH FÜHREN
Wer entscheidet, wann er Nachrichten liest, der behält die Kontrolle über den Mail-Verkehr. Besonders optische und akustische Signale, wie das berühmte „Sie haben Post“, verführen zum schnellen Nachschauen und reißen so immer wieder aus dem Arbeitsfluss heraus. Mail-Programme wie Thunderbird und Outlook ermöglichen es, diese optischen und akustischen Signalisierungen auszuschalten. Auch auf Smartphones sollte man Funktionen deaktivieren, die ständig auf neu eingehende Nachrichten aufmerksam machen. So wird man nicht permanent von eintreffenden Mails abgelenkt und kann selbst feste Zeitpunkte zum Lesen wählen.

DER RICHTIGE UMGANG MIT ANDEREN
Vielen Mail-Schreibern ist es gar nicht bewusst: Die Erwartungshaltung anderer ist meist eine direkte Reaktion auf den eigenen Umgang mit elektronischer Post. Antwortet man immer sofort auf eine Mail, setzt das Gegenüber dies oftmals auch später voraus. In ruhigen Phasen im Job oder Studium kein Problem. Ist es aber sowieso schon stressig, baut die Erwartungshaltung enormen Druck auf. Ist man hingegen für den anderen unberechenbar, folgen schnell Nachfragen. Hier hilft eine kurze Frage nach der Dringlichkeit am Anfang eines Mail- Wechsels. So kann schon zu Beginn einer Kommunikation viel unnötiger Druck vermieden werden.

WIE SCHNELL MUSS MAN EIGENTLICH AUF MAILS ANTWORTEN?
Wenn der Chef sofortigen Rapport verlangt, dann muss natürlich auch sofort geantwortet werden. Grundsätzlich gilt aber als Faustregel: Innerhalb von 24 Stunden sollte man die Antwort auf eine Mail abschicken. Diese Antwort kann aber auch ein Hinweis auf eine spätere Bearbeitung sein. Wichtig ist nur, dem Gegenüber Bescheid zu geben, dass seine Anfrage so bald wie möglich bearbeitet wird. Sollte das nicht möglich sein, empfiehlt es sich in jedem Fall, eine Abwesenheitsbenachrichtigung im Mail-Programm einzurichten. Oder eine Umleitung an einen Kollegen, der wichtige Nachrichten in Vertretung beantwortet.

WARUM FACEBOOK UND TWITTER KEIN MAIL-ERSATZ SIND
Immer öfter tauschen sich Kollegen in beruflichen Fragen über Facebook auch aus. Doch das bringt Probleme mit sich. In sozialen Netzwerken gelten ganz eigene Regeln für den Informationsaustausch. Einer der unausgesprochenen Grundsätze ist der Online-Zwang. Wer mitmachen will, muss ständig aktiv sein. Per Smartphone werden andauernd Status-Updates registriert und kommentiert. Wird berufliche Kommunikation auf diese Kanäle verlegt, trifft das auch auf sie zu. Abschalten vom Job ist dann auch am Abend nicht mehr möglich. Eine Mail mit einer klaren Anfrage kann man auch am nächsten Tag beantworten.

WANN MAIL- SCHREIBEN FALSCH IST
In vielen Unternehmen wird die Mail mittlerweile als Chat-Ersatz genutzt. Mails, die nur einen Satz beinhalten, sind keine Seltenheit. Oft werden auch Kollegen, die in Kopie stehen, mit Dutzenden dieser kleinteiligen Mails belästigt. Doch für einen Gedankenaustausch ist das der falsche Weg, denn eine Mail eignet sich nicht zum echten Dialog. Das Chatten per Mail führt stattdessen dazu, dass das Postfach durch kleinteilige Nachrichten immer unübersichtlicher wird. Bemerkt man, dass eine Kommunikation diesen Weg nimmt, macht es viel mehr Sinn, kurz anzurufen oder sich auf einen schnellen Kaffee am Kopierer zu verabreden.

DER TAG BRAUCHT STRUKTUR
Alle Vorbereitungen nützen wenig, wenn die Gedanken am Arbeitsplatz dennoch ständig um die nächste Mail kreisen. Wer Mails nutzen will, ohne zum Sklaven des Smartphones zu werden, der räumt dem Postfach-Check klare Zeiten ein. Beispielsweise nach der Mittagspause. Ein optimaler Weg, sicher zu gehen, dass neue Mails nicht von der Arbeit ablenken: Am Abend für den nächsten Morgen eine wichtige Aufgabe festlegen. Am nächsten Tag wird dann die Aufgabe erledigt, bevor das E-Mail-Fach geöffnet wird. So gibt es schon ein Erfolgserlebnis am Morgen, bevor die nächsten Anfragen per Mail eintreffen.

DAS FACH BRAUCHT STRUKTUR
Die richtige Ordnung in einem E-Mail-Postfach ist stark vom jeweiligen Job abhängig. Eine einfache Lösung für alle gibt es leider nicht. Aber dass eine Ordnerstruktur nötig ist, daran besteht kein Zweifel. Denn trotz leistungsfähiger Suchfunktionen in Mail-Programmen ist es gar nicht leicht, bei all der eingehenden Post den Überblick zu behalten. Daher empfiehlt sich ein System, bei dem die Nachricht auf den Kern ihres Inhaltes geprüft und dann abgespeichert wird. Im Vertrieb werden zum Beispiel Ordner für wichtige Kunden erstellt, an der Uni kommen alle Mails zu einem wichtigen Projekt in eine Ablage. Und was nicht wichtig ist, wird sofort gelöscht.

Quelle: F.A.Z.

21.11.2012, 12:11 Uhr

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