Los, jag mich: Die Geheimnisse der Headhunter-Industrie „Pssssst“

© Mareike Foecking

Der Headhunter-Experte: Rainer Steppan arbeitet als Anwalt und Journalist in Düsseldorf und ist Autor mehrere Bücher über die Personalberaterbrache - in der jährlich rund 1,5 Milliarden Euro verdient werden.

Herr Steppan, in Deutschland gibt es mehr als 2.000 Personalberatungsfirmen, darunter zahlreiche One- oder Two-Man-Shows. Haben die alle ihre Daseinsberechtigung?
In einer freien Marktwirtschaft hat jeder seine Daseinsberechtigung, insbesondere dann, wenn er genug Kunden hat. Aber in der Tat sind die Eintrittsbarrieren niedrig: Zulassungsbeschränkungen gibt es nicht. Früher hieß es: Man braucht nicht mehr als ein Büro mit Telefon. Heute kommt wohl noch der Internetanschluss dazu.

Sind die nicht vorhandenen Zulassungsbeschränkungen daran schuld, dass die Headhunter-Branche einen so schlechten Ruf hat?
Der Ruf ist seit 1994 besser geworden. Damals hat der Gesetzgeber das Vermittlungsmonopol der Bundesagentur für Arbeit entscheidend gelockert. Seit dieser Zeit gibt es auch so gut wie keine Prozesse mehr, die das Ansehen der Branche beschädigen. Andererseits gibt es immer noch wirklich üble Gestalten in der Szene. In der Regel sind das aber keine Berater, sondern Researcher, die auf Provisionsbasis arbeiten. Sie geben sich am Telefon als namhafter Personalberater aus oder erfinden andere Storys, um die gewünschten Informationen zu bekommen.

Mit welchem Ziel?
Sie wollen wissen, ob jemand wechselwillig ist oder wer für eine aktuelle Suche von Interesse sein könnte. Vieles von dem, was da gemacht wird, ist allerdings unzulässig. Laut Bundesgerichtshof dürfen Headhunter grundsätzlich nur Zielpersonen anrufen, also Manager, die für eine vakante Position infrage kommen. Anrufe bei sogenannten Quellen, also am Arbeitsplatz von Mitarbeitern, die lediglich Informationen liefern sollen, sind nach wie vor verboten.

Wie kann man herausfinden, ob man es mit einem seriösen Personalberater zu tun hat?
Am besten ist es, einfach zurückzufragen: Wer ruft an, von welcher Beratungsfirma? Hat man es mit einem externen Researcher zu tun oder mit einem Berater? Welche Telefonnummer hat der Anrufer? Wenn man diese Informationen hat, kann man den Anrufer am Abend oder am Wochenende zurückrufen und in der Zwischenzeit im Internet recherchieren, welches Beratungsunternehmen hinter dem Anruf steckt.

Was, wenn man den Namen im Netz nicht findet?
Dann sollte man vorsichtig sein, keine detaillierten Informationen geben und schon gar keine Unterlagen verschicken.

Ist es realistisch, den Namen des suchenden Unternehmens am Telefon zu erfahren?
Das kommt ganz darauf an, um welche Position es geht. Grundsätzlich sind Headhunter verpflichtet, so diskret wie möglich zu arbeiten. Das heißt auch, dass sie den Namen des Auftraggebers erst kurz vor der Präsentation der Kandidaten preisgeben. Andererseits ist es das legitime Interesse eines Kandidaten, frühzeitig zu wissen, für welches Unternehmen er arbeiten soll.

Laut Studien werden drei Viertel aller Management-Positionen ohne öffentliche Ausschreibung besetzt. Was muss man also tun, um als Wechselwilliger in den sogenannten verdeckten Arbeitsmarkt zu gelangen?
Das ist verdammt schwer. Zunächst einmal muss man nach Headhuntern suchen, die Klienten in der Branche haben, für die man tätig ist. Es ergibt keinen Sinn, wenn zum Beispiel ein Nachwuchsmanager in einem Handelsunternehmen seine Bewerbungsunterlagen an einen Headhunter schickt, der ausschließlich für Maschinenbau-Unternehmen tätig ist. Man kann im Internet nach den Branchenspezialisten unter den Headhuntern fahnden oder vertrauenswürdige Kollegen fragen. An diese Headhunter schickt man eine sogenannte Initiativbewerbung: kurzes Anschreiben mit Lebenslauf – und zwar per E-Mail.

Und dann erhält man eine Eingangsbestätigung und wartet.
Eine Eingangsbestätigung ist schon eine ganze Menge. Headhunter arbeiten schließlich im Auftrag von Personal suchenden Unternehmen und nicht im Auftrag von Kandidaten, die Karriere machen wollen. Die Bewerber müssen Geduld haben. Dem Berater hinterherzutelefonieren und sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen, ist keine gute Idee. Headhunter treffen sich gern mit ihren Auftraggebern – mit Kandidaten verabreden sie sich in der Regel nur bei einem konkreten Auftrag.

Eine unbefriedigende Situation für wechselwillige Kandidaten …
Deswegen sollte man ja nicht nur einen einzigen Headhunter ansprechen, sondern zwei oder drei. Andererseits sollte man seine Bewerbung nicht gerade inflationär breit streuen. Das schadet nur. Außerdem kann man sich einen Mentor suchen, also eine erfahrene Führungskraft, die den Kontakt zu einem Headhunter herstellt. Ideal ist es, wenn dieser Mentor schon mal einen Auftrag an einen Headhunter vergeben hat. Das erhöht die Chancen enorm, dass er sich auch mit dem Kandidaten trifft.

Und wie geht es weiter?
Man telefoniert ab und an miteinander oder lernt sich persönlich kennen, etwa beim Businesslunch. Man tauscht Informationen aus und versucht, den Kontakt zu halten. Das ist zumindest der Königsweg. Er gelingt aber nur erfahrenen Managern.

Früher wurden nur Geschäftsführer und Vorstände von Headhuntern gesucht. Heute bekommen auch Teamleiter Anrufe von ihnen. Ab welchem Jahresgehalt werden Headhunter tätig?
Bei manchen Beratern liegt die Schwelle sehr niedrig, etwa wenn sie eine Sekretärin oder eine Nachwuchskraft suchen. Bei den meisten Firmen der Branche liegt die Schwelle zwischen 100.000 und 200.000 Euro. Manche Berater wie der Grünwalder Headhunter Dieter Rickert interessieren sich jedoch lediglich für Manager, die mindestens eine halbe Million Euro verdienen.

Wer wird zurzeit besonders gesucht?
Erfahrene Top-Manager, egal welcher Branche, sind immer gesucht. Davon abgesehen ändert sich die Nachfrage je nach konjunktureller Situation. Zuletzt waren es vor allem Marketing- und Vertriebsexperten sowie Ingenieure für Positionen in Forschung und Entwicklung.

Die Politik hat der Personalberaterbranche zusätzlich Rückenwind verschafft: Es sollen mehr Frauen ins Top-Management bzw. in den Aufsichtsrat …
Tatsächlich verlangen immer mehr Unternehmen, dass ein großer Teil der präsentierten Kandidaten weiblich ist. Manche wollen sogar 50 Prozent weibliche Kandidaten sehen. Für die Headhunter ist das oft eine Herausforderung, haben viele doch in der Vergangenheit vor allem auf Kontakte zu Männern gesetzt. Das müssen sie jetzt korrigieren.

Gut ein Drittel der Jahresbezüge eines Kandidaten landet nach erfolgreicher Vermittlung als Provision beim Headhunter. Ist dieses hohe Honorar gerechtfertigt?
Wenn man über die Angemessenheit der Honorare spricht, muss man bedenken, dass die falsche Besetzung einer Top-Position schwerwiegende Folgen haben kann. Der Schaden durch eine verpatzte Besetzung ist enorm: nicht nur, dass die Reputation des Unternehmens leidet. Oft ist auch das Management nur eingeschränkt handlungsfähig. Deswegen ist es so wichtig, dass Personalberater sorgfältig und diskret arbeiten. Wenn dann ein passender Kandidat präsentiert werden kann, sind die Kosten zweitrangig. Dem Auftraggeber kommt es auf 10.000 Euro mehr oder weniger nicht an, wenn die Qualität der Arbeit stimmt.

Trotzdem gibt es keine Garantie, dass Berater die besten Kandidaten liefern.
Nein. Die meisten Headhunter garantieren lediglich dafür, dass sie weitersuchen, falls der platzierte Kandidat das Unternehmen innerhalb weniger Monate wieder verlässt. Andererseits ist es so, dass sich kein Headhunter lange im Markt hält, wenn er schlechte Arbeit leistet. So waren die Entscheider des US-Internetkonzernes Yahoo ganz offensichtlich nicht zufrieden mit der Arbeit der Headhunter von Heidrick & Struggles. Diese sollen übersehen haben, dass der von ihnen platzierte CEO Scott Thompson keinen MBA hat. Thompson musste Yahoo deswegen verlassen. Heidrick & Struggles bestreitet zwar, dass bei der Besetzung des Chefpostens Fehler gemacht worden seien. Aber: Den Auftrag, den Nachfolger zu suchen, hat Spencer Stuart bekommen.

Wie bewerten Sie die Arbeit von Headhuntern: Übernehmen diese nicht eigentlich Jobs, die zu den originären Aufgaben einer Personalabteilung gehören – Personal rekrutieren?
Führungspositionen werden grundsätzlich intern besetzt. Das ist zumindest in den meisten großen, börsennotierten Unternehmen die Realität. Headhunter kommen nur ausnahmsweise zum Zug. Die Deutsche Bank hatte einmal ein Experiment gewagt und einen internen Headhunter eingestellt. Das Ganze wurde sehr diskret behandelt – und bald wieder beendet. Offensichtlich fühlten sich die Personalentwickler der Bank übergangen. Davon abgesehen macht es immer Sinn, externe Dienstleister einzuschalten, weil sie objektiv beraten können – ohne Rücksicht auf die internen Machtverhältnisse.

Als der Politiker Roland Koch als CEO zum Baukonzern Bilfinger Berger wechselte, soll Heiner Thorborg – einer der bekanntesten Headhunter in Deutschland – den Wechsel eingefädelt haben …
Thorborg ist eine seltene Ausnahmeerscheinung in der ansonsten sehr diskreten Welt der Headhunter. In Deutschland redet man nicht über Such-Aufträge. Im Übrigen bin ich immer sehr skeptisch, wenn sich jemand mit einem Auftrag brüstet. Erfolg hat bekanntlich viele Väter.

Sind solche dicken Fische essenziell für das Renommee der Dienstleister?
Die großen, seriös arbeitenden Firmen verfolgen einen anderen Ansatz. Sie machen gezieltes Marketing und geschickte PR, laden ihre Auftraggeber zu hochkarätigen Veranstaltungen ein und vieles mehr. Nur die unseriösen Berater plaudern. Im Top-Segment der Branche ist die Luft ohnehin dünn. Sie können davon ausgehen, dass jeder Dax-Konzern nahezu jede der großen Headhunting-Firmen schon einmal beauftragt hat.

Warum äußert sich jemand wie Heiner Thorborg dann so unvorsichtig über eine solche Personalie? Er gehört zu den Erfolgreichsten und Bekanntesten.
Es gibt eben Auftraggeber, die sich nicht an dem extrovertierten Gehabe eines Beraters stoßen. Etwa, wenn Herr Thorborg sich mit seinem Ferrari ablichten lässt und so tut, als sei er der Größte der Branche. Das ist auch eine Geschmacksfrage. Jeder sucht sich den Headhunter, der ihm gefällt – und den er verdient.

Werden häufig mehrere Personalberater parallel mit einer Top-Suche beauftragt?
Die sogenannten Retained Executive Search Consultants arbeiten grundsätzlich nur auf der Basis eines Exklusiv-Auftrages – dazu gehören Firmen wie Egon Zehnder, Spencer Stuart und andere Große. Hin und wieder dauert eine Suche aber ein Jahr oder länger. Dann kann es vorkommen, dass jemand dazwischenfunkt. Shootout nennt man es, wenn jemand von einer laufenden Suche Wind bekommt, auf eigene Faust erfolgreich sucht und dann den beauftragten Berater „rausschießt“.

Wer bekommt am Ende das Honorar?
Die Retained Executive Search Consultants arbeiten nicht auf Erfolgsbasis. Ihre Honorare werden üblicherweise in drei Raten gezahlt, den sogenannten Retainern. Die letzte Rate ist bei Vertragsunterzeichnung zwischen platziertem Manager und Arbeitgeber fällig. Wenn also ein Auftrag nicht vollständig abgewickelt wird, behält der Headhunter zumindest die ersten beiden Raten.

Ist ein solcher Fall mal öffentlich geworden?
Der erwähnte Dieter Rickert ist bekannt dafür, dass er Manager ohne Suchauftrag vermittelt – auch und gerade in Fällen, wo andere Headhunter zu lange brauchten, um einen passenden Kandidaten zu präsentieren. Selbst dem Branchenprimus Egon Zehnder International ist das mindestens einmal so gegangen.